Deset nepsaných zásad pro virtuální schůzky.

11.09.22 14:13 Od Erik

Virtuální schůzky jsou jedním ze základních nástrojů digitální transformace ve firmách. Zoho Meeting a Zoho Cliq jsou efektivní nástroje pro virtuální komunikaci. 

1
Video schůzky s kamerou

Při videohovorech mějte zapnutou kameru a dbejte na to, abyste vypadali dobře.

Videohovory jsou pohodlnou alternativou k osobním schůzkám. To ale neznamená, že byste se měli touto pohodlností nechat ovlivnit. Využívejte možnosti video přenosu pokud vám to spojení umožní a nevypínejte obraz, nechte jej působit, zvyšujete tak věrohodnost schůzky. Nepodceňujte jak během těchto virtuálních schůzek vypadáte, přistupujte k nim jako k osobním schůzkám, buďte upravení a vystupujte profesionálně. To pomůže udělat na účastníky dobrý dojem. Pokud se také obáváte, že vaše pozadí je nepřehledné nebo rozptyluje pozornost, zkuste zapnout virtuální pozadí, aby vypadalo méně rušivě.


2
Udržujte si aktuální kalendář

Udržujte svůj kalendář a schůzky v něm aktuální.

Je důležité mít svůj kalendář a schůzky v něm, vždy přehledné a aktualizované. Členové vašeho týmu se tak mohou jednoduše podívat na vaši agendu a najít nejlepší čas pro schůzku s vámi a dalšími účastníky. Díky tomu lze naplánovat schůzky rychle a bez jakýchkoli konfliktů.

3
Mějte vypnutý mikrofon

Pokud nemluvíte, mějte ztlumený nebo vypnutý mikrofon

Představte si, že vás při důležité prezentaci vyruší klakson auta nebo štěkot psa z cizího mikrofonu. Nebylo by to pro vás frustrující nebo vás to nevyvedlo z míry? Abyste takto nerušili ostatní, nezapomeňte mít vypnutý mikrofon, když prezentuje nebo mluví někdo jiný. Ztlumení můžete zrušit, když je čas přidat se do diskuze. 
4
Nepřerušujte ostatní

Nepřerušujte ostatní když mluví

Zlatým pravidlem v komunikaci je, nejprve naslouchat a pak hovořit. Při virtuálních schůzkách platí ještě více zásada naskákat do řeči, nechat ostatní domluvit. Přerušováním ostatních řečníků dáváte najevo netrpělivost, neschopnost naslouchat a nezájem o názory druhých.
Buďte pozorní a ohleduplní, zejména při schůzkách s více účastníky využívejte nástroje pro přihlášení se do diskuze a respektujte ostatní. 
Každá schůzka mívá svůj řád. Je známo kdo ji svolal, kdo a za jakým účelem na ní má hovořit, kdo jí řídí, kdo pořizuje zápis či poznámky. Domlouvají se závěry a vyplývající úkoly či činnosti. Uplatňujte tyto zásady i během virtuálních schůzek, i pokud by měly trvat krátce. Setkání budou více efektivní, předejdete ztrátě informací, nejasnostem v závěrech nebo konflikty z neplnění úkolů. 
5
Během schůzky mějte vypnutá oznámení

Během schůzek si vypněte zvuky různých oznámení

Oznámení na pozadí z jiných aplikací mohou při důležitém hovoru nebo schůzce rozptylovat nejen pozornost vaší ale i všech posluchačů. Ujistěte se, že máte během schůzky vypnutá veškerá oznámení a jejich zvuky. Toto se týká také různých vyskakujících oken s obsahem zpráv ze sociálních sítí nebo emailů.
6
Na schůzky přicházejte včas

Na plánované schůzky choďte včas, dodržujte časový rozsah

Chodit na schůzky včas vypovídá nejen o vaší dochvilnosti, ale také ukazuje, že si vážíte svého času a respektujete ostatní účastníky. Snažte se být připraveni alespoň pět minut před každou naplánovanou akcí.
Někdy se i stane, že schůzka přesáhne plánovaný čas. Dodržujte nastavená pravidla pro trvání schůzek a minimalizujte jejich překračování. Ke změnám přistupujte obezřetně a nedělejte z nich nové pravidlo.
7
Neplánujte schůzek příliš mnoho

Množství schůzek omezte a využívejte i jiné nástroje

Virtuální schůzky jsou skvělé pro efektivní spolupráci, ale také mohou zabírat poměrně hodně času v rozvrhu každého z nás, pokud se nepoužívají s rozmyslem. Zvažte zda má smysl pro daný účel iniciovat schůzku nebo jen využít další online nástroje jako jsou diskuzní online skupiny či kanály, sdílené dokumenty s poznámkami, cloud úložiště pro sdílení podkladů a souborů, delegované nebo skupinové úkoly.
8
Neplánujte schůzky mimo pracovní dobu

Neplánujte schůzky mimo pracovní dobu

Zní to samozřejmě ale často se toto pravidlo nerespektuje, zejména při vnitrofiremních schůzkách. Přitom bychom měli dodržovat stejná pravidla jako při schůzkách osobních, kde by nás toto často ani nenapadlo. Je to způsobeno relativní novostí a formováním zásad pro tento způsob setkávání. Respektujte hranice mezi pracovním a soukromým životem jak vás tak ostatních. Pokud plánujete pracovní schůzku, snažte se nejprve ujistit, že se čas hodí do pracovního rozvrhu všech účastníků.
9
Nahrávejte si schůzky

Schůzky vždy nahrávejte nebo z nich pořizujte zápisy

Jedním z nejlepších postupů, které je třeba dodržovat při pořádání schůzek, je nahrávat je nebo pořizovat zápisy ze schůzek, abyste se k důležitým momentům mohli později vrátit. Tyto záznamy můžete využít ve vaší vnitřní firemní znalostní databázi nebo pro sdílení s účastníky, kteří se nemohli dostavit.
10
Přidávejte spoluorganizátory

Přidejte spoluorganizátora, který vám pomůže

Problémy s internetem a kvalitou připojení jsou při online schůzkách bohužel běžné. Zejména pokud se účastníte mimo pevné připojení. Využívejte možnosti přidání spolupořadatelů schůzky, kteří mohou převzít za vás spuštění schůzky nebo v případě vašeho předčasného odchodu nebo ukončení připojení, zajistí její pokračování.

Toto jsou některé z klíčových bodů, které byste měli vzít na vědomí, pokud chcete využívat virtuální schůzky se všemi svými specifiky. Měli byste si uvědomit, že tento způsob setkávání bude stále více a více využíván a je jedním z podstatných nástrojů digitální transformace, či změn, chcete-li, které okolo nás nastávají.
Nejde o náhradu osobního setkávání, které je ze své podstaty nenahraditelné ale o zcela nový komunikační způsob a nástroj, který se bude zřejmě dále vyvíjet, díky své technologické podstatě, do nové komunikační oblasti.
Ti z vás,  kteří navíc pochopí příležitosti, které vyplývají z této technologické podstaty, je mohou využít jako zajímavou příležitost a konkurenční výhodu.

Zoho Cliq i Zoho Meeting nabízejí vedle standardních funkcí, které od nástroje pro virtuální schůzky očekáváme, množství dalších inovativních nástrojů jako je nastavení pracovních režimů uživatele, kamerový náhled na přítomnost, propojení do ostatních aplikací, informační automatizované kanály pro různé pracovní činnosti, komunikační inteligentní boty pro poskytování běžných informací a pod.

Rádi s vámi budeme sdílet naše zkušenosti nebo vám odpovíme na vaše dotazy!                         
Chci více informací